Компания “Октопринт Сервис" является комплексным поставщиком расходных материалов и запасных частей для нужд полиграфического бизнеса. Ежемесячно клиенты компании заказывают резиновые формы определенного формата и размера для обеспечения производства печатной продукции.Перед компанией встала задача оптимизировать загрузку производственных специалистов. Инструмент для эффективного анализа был разработан и внедрен c помощью Консультационной группы АТК на платформе Microsoft SharePoint.
Описание проблемы
Для оптимизации работы производства и своевременной отгрузки товара клиентам в компании “Октопринт сервис" процесс обработки заказов клиентов изготовление резиновых форм происходит по двум сценариям: плановому и внеплановому. Решение, которое использовалось “Октопринт Сервис" ранее, позволяло отслеживать исключительно внеплановые заказы. В связи с повышением внеплановой нагрузки, руководители компании решили проанализировать причины увеличения количество внеплановых заказов по сравнению с ежемесячными плановыми заказами, поступающими от одних и тех же торговых представителей и получить фактические данные для оперативного принятия решений.
Решение
Для оптимизации процесса поставок запасных частей компания “Октопринт" с помощью специалистов Консультационной группой АТК внедрила систему, основанную на платформе Microsoft SharePoint и системе бизнес-анализа QlikView.
Для скорейшего запуска системы в эксплуатацию, было принято доработать решение уже имевшееся в компании. К уже использовавшейся заявке на внеплановый заказ резиновых форм была добавлена заявка на плановый заказ.
После создания в системе плановой заявки торговым представителем, ее утверждает директор. Заявка может быть отклонена с комментарием, и, в таком случае, она возвращается торговому представителю на редактирование. После того, как заявка утверждена директором, она отправляется в базу утвержденных заявок, по которым формируется сводный заказ для специалистов производства в системе QlikView.
Для реализации данного решения был разработан уникальный коннектор между библиотекой форм SharePoint и системой бизнес-анализа QlikView. Уникальность решения состоит в том, что в QlikView отчеты подгружаются корректные данные, собранные из многострочных таблиц внутри форм infopath, которые обычно сливаются в одну строку в списках SharePoint, а также метаданные о стадии рабочего процесса, в котором находится данная форма заявки.
Это решение позволило создавать наглядные отчеты для анализа данных по плановым и внеплановым заявкам.
После передачи сводного заказа в производство, сотрудник производства режет формы и заполняет акты о нарезке изделий. Изделия вырезаются из резиновых рулонов, имеющих определенную площадь. Акты формируются по каждому рулону. В форме акта автоматически подсчитывается остаток в рулоне, что позволяет проконтролировать эффективность использования сырья и верно списать остатки.
На основании созданных производственным рабочим актов формируется отчет для бухгалтера для оприходования готовых изделий на склад.
Преимущества
Возможность анализа информации для принятия решений
Решение формирует эффективные и актуальные данные для бизнес-анализа.
Оптимизация работы производственных сотрудников
Заказы, запланированные на месяц вперед позволяют сделать загрузку производственных сотрудников плавной и предсказуемой.
Высокий уровень контроля
Все плановые заявки проходят утверждение у директора.
Единая платформа
Вся информация по бизнес-процессу производства резиновых форм сохраняется и обрабатывается на платформе SharePoint.
Простота в использовании
При переводе работы производственного сотрудника на сайт SharePoint для него было создана форма InfoPath, максимально схожая с файлами MicrosoftExcel, которые использовались до этого. Это упростило переход пользователей на новую систему.