Консультационная Группа АТК автоматизировала документооборот в виноторговой компании Торговый дом «Алианта» на основе системы Microsoft SharePoint Server. По итогам проекта компания «Алианта» получила решение, способное эффективно поддерживать быстрый рост компании, при этом оптимизируя процессы согласования договоров, проектов приказов и контроля исполнения поручений.
Торговый дом «Алианта»занимается импортом алкоголя из стран Европы и Нового Света с 1993 года и входит в ТОП-10 крупнейших операторов на винном рынке России. Компания представлена во всех крупных городах, имеет всероссийскую сеть дистрибуции и продвижения (brand building) известных мировых и собственных алкогольных брендов.
Вопрос автоматизации документооборота и, особенно, процесса согласования договоров с контрагентами назревал в компании «ТД Алианта» по мере роста бизнеса. Так, «интенсивное развитие нашей торговой деятельности, рост числа клиентов, и как следствие, повышение количества договоров обусловили необходимость внедрения системы документооборота», — комментирует Арсен Аракелян, директор по ИТ «ТД Алианта», — «Мы рассматривали различные платформы автоматизации документооборота, но в итоге остановились на решении, предложенном Консультационной Группой АТК. Данное решение на основе Microsoft SharePoint Server было выбрано как наиболее функциональное, гибкое и подходящее под наши задачи».
Первым шагом проекта внедрения Microsoft SharePoint Server в Торговом доме «Алианта» стала автоматизация процессов согласования договоров с клиентами, наиболее критичного процесса для компании. В системе обрабатываются тысячи карточек клиентов, содержащие полную информацию по контрагенту, в том числе прикрепленные копии уставных документов, свидетельств, лицензий и т.п.
На данный момент процесс согласования клиентского договора или дополнительного соглашения представляет собой следующую цепочку задач. Для каждого нового договора создается отдельная карточка, которая ссылается на карточку клиента и содержит полную информацию об условиях договора – кредитный лимит, условия рассрочки, алкогольная лицензия и т.п. Затем на соновании типа документа система автоматически определяет маршрут согласования, от упрощенного (3 шага) до сложного согласования (8 шагов). При этом система предусматривает как последовательное, так и параллельное согласование договоров, с динамическим распределением прав доступа при прохождении стадий согласования.
«В день система на базе Microsoft SharePoint Server обрабатывает до 400 задач согласования, позволяя сотрудникам отслеживать стадии согласования каждого документа в режиме реального времени. К тому же, система документооборота интегрируется с учетной системой, что позволяет автоматически передавать в последнюю согласованные документы, а также автоматически регистрировать все изменения в карточках клиентов, например, изменение реквизитов», — отмечает Арсен Аракелян.
Специалисты Консультационной Группы АТК также реализовали задачи согласования проектов приказов, контроля исполнения поручений. Система автоматизирует процессы инициации, согласования, утверждения и выполнения приказа на всех уровнях корпоративной иерархии – от менеджера низшего звена до Президента компании с автоматическим назначением поручений (включая ответственных и контролирующих лиц, сроки выполнения).
Кроме того, в рамках проекта были созданы преднастроенные отчеты, позволяющие контролировать как ход согласования договоров, так и выполнения поручений с полной статистикой по всем процессу согласования и реализации задач.
По окончании проекта, Торговый дом «Алианта» достиг следующих результатов:
- структурирование и формализация бизнес-процессов;
- сокращение времени согласования договоров более чем на 30%;
- оптимизация трудозатрат сотрудников, особенно, менеджеров отдела продаж;
- регламентация и четкий контроль работы с договорами;
- рост эффективности работы с контрагентами;
- повышение прозрачности исполнения приказов и поручений.
Торговый Дом «Алианта» планирует дальнейшее развитие системы документооборота. В частности, внедрение коммуникационного модуля Microsoft SharePoint Server, позволяющего автоматически выгружать информацию по документообороту в учетную систему.
«Торговый дом „Алианта“ — клиентоориентированная компания, и мы постоянно совершенствуемся в этом направлении. Решение по документообороту, разработанное Консультационной Группой АТК, позволило нам не только повысить скорость согласования договоров, но и выявлять и устранять проблемные места процесса согласования, что, в конечном счете, способствует росту удовлетворенности наших клиентов», Андрей Березнев, финансовый директор компании.
«Успешному внедрению системы документооборота на основе Microsoft SharePoint Server в Торговом доме „Алианта“ способствовал высокий бизнес-приоритет данного проекта, четкое понимание целей внедрения руководством компании и активное участие ключевых пользователей компании в проектной работе», говорит Руководитель проектов Консультационной Группы АТК Дмитрий Савочкин.